Teambuilding på Sjælland giver bedst mening, når dagen tager fat i noget, der faktisk påvirker samarbejdet. Det kan være uklare aftaler, misforståelser mellem faggrupper eller møder, hvor de samme medarbejdere altid fører ordet. Begynd derfor med at finde ud af, hvad deltagerne skal kunne gøre bedre sammen bagefter. Først derefter vælger I aktivitet, sted og program. Den rækkefølge gør det lettere at bruge budgettet fornuftigt og undgå en dag, der er underholdende, men uden forbindelse til arbejdet.

Begynd med en konkret udfordring i samarbejdet

Et mål som ”bedre sammenhold” er svært at planlægge efter. Beskriv i stedet en situation, som medarbejderne genkender. Måske bliver opgaver sendt videre uden tilstrækkelige oplysninger. Måske opdager to afdelinger for sent, at de arbejder på det samme. Et brugbart mål kan være, at deltagerne bliver bedre til at afklare ansvar og forventninger, før en opgave går i gang. Så har I noget konkret at holde aktiviteterne op imod.

Indhent korte input fra både leder og medarbejdere inden dagen. Spørg, hvornår samarbejdet fungerer godt, hvor det bliver besværligt, og hvad andre konkret kunne gøre lettere. Saml svarene i nogle få temaer uden at udstille enkeltpersoner. Hvis ledelsen peger på manglende initiativ, mens medarbejderne beskriver uklare beslutninger, skal den forskel med i planlægningen. Ellers risikerer I at arbejde med symptomet frem for årsagen.

Vælg teambuilding på Sjælland efter deltagernes transport

På Sjælland kan et sted se centralt ud på kortet og alligevel være besværligt at nå. Undersøg den faktiske rejse fra deltagernes arbejdssteder frem for blot afstanden. Tag højde for myldretid, skift i offentlig transport og strækningen fra station eller stoppested til mødestedet. Et sted med kort køretid for nogle kan give en lang og usikker rejse for andre.

Bed om oplysninger om parkering, adgangsforhold og muligheder for fælles transport, før I bestiller. Hvis programmet begynder tidligt, bør I undersøge, om alle reelt kan nå frem uden at skulle rejse urimeligt tidligt. Læg også hjemrejsen ind i vurderingen. En afslutning langt fra kollektiv trafik kan gøre deltagelsen afhængig af kollegers biler. Gør transportaftalerne tydelige, så ingen først skal finde en løsning ved dagens afslutning.

Match aktiviteten med det, I vil øve

En samarbejdsopgave skal give deltagerne anledning til at træne den ønskede adfærd. Vil I arbejde med videndeling, kan grupperne få forskellige oplysninger, som de er nødt til at samle for at løse opgaven. Er målet tydeligere roller, kan en byggeopgave med begrænsede materialer gøre det synligt, hvem der planlægger, udfører og kontrollerer. Vælg en opgave, hvor løsningen kræver samarbejde frem for særlig erfaring.

Bed arrangøren forklare, hvordan øvelsen hænger sammen med jeres mål. Spørg også, hvordan sværhedsgraden tilpasses, og hvad der sker, hvis en gruppe går i stå. Som led i sammenligningen kan I læse mere om mulighederne for teambuilding på Sjælland. Brug inspirationen til at stille præcise spørgsmål om indholdet, frem for at vælge alene ud fra billeder og aktivitetsnavne.

Gør deltagelsen mulig for hele holdet

Undersøg deltagernes behov, før programmet ligger fast. Bed dem oplyse relevante hensyn gennem en fortrolig kanal, eksempelvis til den ansvarlige planlægger. Det kan handle om bevægelsesbegrænsninger, hørelse, behov for pauser eller utryghed ved bestemte aktiviteter. Spørg til, hvad der skal til for at deltage, frem for at bede om diagnoser eller private forklaringer. Del kun nødvendige praktiske oplysninger med dem, der skal tilrettelægge dagen.

Tilpas selve aktiviteten, så alle får en meningsfuld rolle. Det er sjældent en god løsning automatisk at gøre en medarbejder til tidtager, fordi vedkommende ikke kan løbe. Vælg hellere opgaver, hvor observation, planlægning og udførelse har reel betydning. Fortæl på forhånd, hvis dagen indebærer fysisk aktivitet, højder eller tæt kropskontakt. En alternativ deltagelsesform bør være aftalt diskret og ikke kræve en forklaring foran kollegerne.

Brug de lokale rammer med omtanke

Ved teambuilding på Sjælland kan skov, kyst og åbne arealer give plads til andre opgaver end et mødelokale. Vurder dog terrænet ud fra deltagerne og årstiden. En sti kan blive glat efter regn, og åbne kystområder kan være udsatte for vind. Bed om en konkret beskrivelse af underlag, læmuligheder, toiletter og afstande mellem aktiviteterne. Billeder fra en solrig dag fortæller ikke nok.

Adgangen til naturarealer afhænger blandt andet af ejerforhold, aktivitetens karakter og stedets regler. Antag derfor ikke, at almindelig adgang også giver ret til at opstille udstyr eller gennemføre et større organiseret arrangement. Få afklaret eventuelle tilladelser med den ansvarlige for området. Undersøg også regler om ild, støj og oprydning, hvis det indgår i programmet, og aftal, hvem der sørger for at efterlade området ordentligt.

Læg et budget, der omfatter hele dagen

Start med en samlet økonomisk ramme og fordel den på aktivitet, lokale, forplejning og transport. Medregn også arbejdstid til forberedelse og deltagelse, når I vurderer omfanget. Et tilbud med en lav aktivitetspris kan ende med at blive dyrere, hvis lokalet skal lejes separat, eller deltagerne skal transporteres mellem flere steder. Bed derfor om et samlet tilbud med tydelige beskrivelser af, hvad der er inkluderet.

Få skriftligt afklaret, om materialer, instruktion, oprydning og eventuelt ekstra udstyr indgår. Spørg desuden til vilkår ved ændret deltagerantal, aflysning og dårligt vejr. Sammenlign tilbud på samme grundlag, herunder hvordan moms er angivet. Behold en reserve til nødvendige ændringer, eksempelvis en indendørs løsning eller ekstra transport. Reserven bør passe til arrangementets usikkerheder frem for at blive brugt på flere aktiviteter fra begyndelsen.

Skab et program med tid til at tænke

Et tæt program giver ikke nødvendigvis mere udbytte. Deltagerne skal kunne forstå opgaven, afprøve en fremgangsmåde og tale om resultatet. Lad gerne en aktivitet blive gennemført igen efter en kort fælles drøftelse. Når gruppen prøver på ny med tydeligere roller eller bedre informationsdeling, kan den mærke forskellen. Det giver et mere konkret læringsgrundlag end en lang række enkeltstående øvelser uden efterfølgende samtale.

Begynd med en rolig introduktion, hvor formålet og spillereglerne bliver forklaret. Læg pauser ind, så deltagerne kan få noget at drikke, bruge toilettet og tale uformelt sammen. Undgå at placere den mest krævende fælles drøftelse lige før afgang. Sørg i stedet for, at programmet har luft til forsinkelser og spørgsmål. Hvis tiden skrider, bør en ekstra aktivitet udgå før den samtale, der forbinder oplevelsen med arbejdet.

Aftal facilitatorens og lederens roller

Den, der leder øvelserne, skal kunne forklare opgaverne tydeligt og få forskellige deltagere i tale. Spørg, hvordan vedkommende håndterer en dominerende deltager, en tavs gruppe eller uenighed undervejs. Bed også om en beskrivelse af den efterfølgende samtale. En erfaren facilitator hjælper gruppen med at undersøge konkrete handlinger uden at udpege syndere eller drage hurtige konklusioner om medarbejdernes personlighed.

Lederen bør normalt deltage som kollega i øvelserne og lade facilitatoren styre processen. Aftal dette inden dagen. Hvis lederen både løser opgaven og vurderer medarbejderne højt undervejs, kan andre blive forsigtige med at prøve noget nyt. Gør det tydeligt, hvad observationerne skal bruges til. En samarbejdsdag bør ikke præsenteres som en tryg øvelse og bagefter bruges som skjult grundlag for individuelle præstationsvurderinger.

Brug konkurrencer uden at forstærke problemerne

Konkurrence kan skabe energi, men bør vælges med omtanke. Hvis afdelingerne allerede holder viden for sig selv, kan en konkurrence mellem de sædvanlige hold styrke den adfærd. Bland i stedet grupperne på tværs, eller giv alle et fælles mål. I kan eksempelvis lade hver gruppe løse en delopgave, hvor den samlede løsning kun lykkes, hvis resultaterne bliver delt og forstået af de andre.

Gør succeskriterierne tydelige. Hvis I vil fremme omhyggelig kommunikation, skal hurtighed ikke være det eneste, der tæller. Tal efter øvelsen om, hvordan gruppen traf beslutninger, og hvem der fik mulighed for at bidrage. Undgå at bruge fejl som underholdning på en enkelt deltagers bekostning. Hvis der er alvorlige konflikter, mobning eller vedvarende utryghed, kræver det særskilt håndtering. En aktivitetsdag kan ikke erstatte ledelsesmæssig opfølgning.

Hav en brugbar plan for vejr og sikkerhed

Ved udendørs aktiviteter skal alternativet kunne opfylde samme formål som det oprindelige program. Hvis målet er at øve koordinering, kan en indendørs opgave med fordelt information være en bedre reserve end en tilfældig quiz. Aftal på forhånd, hvem der beslutter en ændring, hvordan deltagerne får besked, og om ændringen påvirker prisen. Undersøg også, om det alternative lokale faktisk er reserveret til jer.

Få klarhed over instruktion, udstyr og håndtering af uheld. Den ansvarlige skal kende den præcise placering og kunne hjælpe redningspersonale frem, hvis det bliver nødvendigt. Ved særlige aktiviteter skal I undersøge relevante sikkerhedskrav og forsikringsforhold frem for at antage, at alt er dækket. Send deltagerne praktiske oplysninger om tøj, fodtøj og forplejning. Oplys samtidig, hvem de skal kontakte ved forsinkelse eller spørgsmål på dagen.

Omsæt oplevelserne til aftaler på arbejdet

Afslut den fælles drøftelse med at vælge få ændringer, som kan afprøves i hverdagen. Hvis øvelsen viste, at gruppen gik i gang uden fælles forståelse, kan aftalen være at begynde nye opgaver med at afklare mål, ansvar og næste overlevering. Beskriv, hvem der gør hvad, og i hvilke situationer aftalen gælder. Formuleringen ”vi skal kommunikere bedre” er for upræcis til at ændre en travl arbejdsdag.

Aftal allerede inden arrangementet, hvornår I følger op. Brug konkrete arbejdssituationer som grundlag: Blev en overlevering tydeligere, kom spørgsmålene tidligere, og blev dobbeltarbejde opdaget? Bed både medarbejdere og leder bidrage med eksempler. Hvis en aftale ikke bliver brugt, så undersøg hindringen og tilpas den. Måske mangler der tid, en fælles skabelon eller en tydelig beslutning om ansvar. Giv en navngiven ansvarlig opgaven med at få den nødvendige ændring gennemført.